شناخت اصطلاحات انبارداری فقط برای کارکنان انبار ضروری نیست؛ مدیران کسب و کار، مسئولان خرید، فروش، لجستیک و حتی صاحبان کالا نیز برای کنترل بهتر موجودی و جلوگیری از خطاهای عملیاتی باید با این واژه ها آشنا باشند. اصطلاحاتی مانند موجودی، SKU، رسید و حواله، FIFO، FEFO، انبارگردانی، کسری و اضافی، Picking و WMS هر کدام به بخشی از فرایند نگهداری و جابه جایی کالا اشاره دارند.

در این راهنما مهم ترین اصطلاحات انبارداری و انبارگردانی را به زبان ساده بررسی می کنیم و تفاوت مفاهیمی را توضیح می دهیم که در کار روزمره ممکن است با یکدیگر اشتباه گرفته شوند.

اصطلاحات پایه انبارداری که باید بدانید

پیش از بررسی فرایندهای تخصصی، بهتر است با اصطلاحاتی آشنا شویم که پایه مدیریت موجودی و عملیات انبار را تشکیل می دهند.

موجودی کالا چیست؟

موجودی کالا به کالاها و موادی گفته می شود که در یک انبار یا شبکه تامین نگهداری می شوند و هنوز به مصرف، فروش یا مرحله بعدی فرایند منتقل نشده اند. موجودی می تواند شامل مواد اولیه، کالای در جریان ساخت، محصول نهایی، قطعات یدکی یا کالاهای آماده فروش باشد.

موجودی تنها یک عدد در سیستم نیست. برای مدیریت درست آن باید مشخص باشد چه کالایی، با چه تعداد، در کدام محل و با چه وضعیتی نگهداری می شود.

SKU چیست؟

SKU مخفف Stock Keeping Unit و به معنی واحد نگهداری موجودی است. SKU یک کد داخلی برای شناسایی یک قلم مشخص از کالا در سیستم موجودی است.

برای مثال اگر یک محصول در سه رنگ و دو اندازه عرضه شود، هر ترکیب رنگ و اندازه می تواند SKU جداگانه داشته باشد. بنابراین SKU به تفکیک و ردیابی دقیق کالاها کمک می کند.

موجودی فیزیکی، دفتری و قابل فروش چیست؟

موجودی فیزیکی مقداری است که واقعا در انبار قابل شمارش است. موجودی دفتری یا سیستمی مقداری است که در نرم افزار یا اسناد ثبت شده و موجودی قابل فروش به مقداری اشاره دارد که پس از در نظر گرفتن رزروها، کالاهای آسیب دیده یا اقلام غیرقابل عرضه، واقعا برای فروش یا تخصیص قابل استفاده است.

تفاوت بین موجودی فیزیکی و موجودی ثبت شده یکی از مواردی است که هنگام انبارگردانی مشخص می شود و باید علت آن بررسی شود.

نقطه سفارش و موجودی ایمنی چیست؟

نقطه سفارش مجدد سطحی از موجودی است که رسیدن کالا به آن معمولا نشانه نیاز به سفارش مجدد است. این نقطه به عواملی مانند میزان مصرف، زمان تامین کالا و شرایط کسب و کار وابسته است.

موجودی ایمنی مقدار اضافی کالا است که برای مقابله با نوسان تقاضا یا تاخیر احتمالی در تامین نگهداری می شود. بنابراین موجودی ایمنی با موجودی عادی مورد نیاز برای فعالیت روزانه یکسان نیست.

اصطلاحات ورود، نگهداری و خروج کالا در انبار

بخش مهمی از اصطلاحات انبارداری به حرکت کالا از زمان ورود تا زمان خروج مربوط می شود. آشنایی با این واژه ها به درک بهتر فرایندهای انبار کمک می کند.

رسید انبار و حواله انبار چیست؟

رسید انبار سند یا ثبت مربوط به ورود کالا به انبار است. در مقابل، حواله انبار برای ثبت خروج کالا از انبار استفاده می شود.

ثبت دقیق این عملیات اهمیت زیادی دارد، زیرا موجودی سیستم باید بر اساس ورود، خروج، انتقال و اصلاحات ثبت شده به روز شود.

جانمایی کالا یا Put-away چیست؟

Put-away به فرایند انتقال کالای دریافت شده از محل دریافت به محل مناسب نگهداری در انبار گفته می شود. این محل می تواند قفسه، پالت، زون یا یک موقعیت مشخص باشد.

جانمایی مناسب باعث می شود پیدا کردن کالا در زمان برداشت آسان تر شود و استفاده از فضای انبار نیز بهتر مدیریت شود.

Picking و Packing چیست؟

Picking به فرایند برداشتن کالا از محل نگهداری برای تکمیل یک سفارش گفته می شود. پس از آن، Packing به بسته بندی کالاهای انتخاب شده برای آماده سازی ارسال اشاره دارد.

برای مثال وقتی یک سفارش شامل چند قلم کالا است، کارکنان ابتدا اقلام مورد نیاز را از موقعیت های مختلف انبار جمع آوری می کنند و سپس آنها را برای ارسال بسته بندی می کنند.

بارکد و RFID چه کاربردی دارند؟

بارکد روشی برای شناسایی کالا با استفاده از کد قابل خواندن توسط بارکدخوان است. این روش می تواند ثبت ورود، خروج و جابه جایی کالا را سریع تر و کم خطاتر کند.

RFID نیز از فناوری امواج رادیویی برای شناسایی و ردیابی اقلام استفاده می کند و در برخی محیط ها امکان شناسایی بدون نیاز به اسکن مستقیم بارکد را فراهم می کند.

اصطلاحات مهم انبارگردانی و کنترل موجودی

انبارگردانی به بررسی موجودی واقعی و مقایسه آن با اطلاعات ثبت شده مربوط است. هدف فقط شمارش کالا نیست؛ بلکه شناسایی اختلاف ها و کمک به اصلاح سوابق موجودی نیز اهمیت دارد.

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی فرایند شمارش و بررسی فیزیکی کالاهای موجود در انبار و مقایسه نتیجه با موجودی ثبت شده در سیستم یا اسناد است.

اگر سیستم برای یک کالا 100 واحد موجودی نشان دهد اما در شمارش فیزیکی 96 واحد پیدا شود، چهار واحد اختلاف وجود دارد که باید علت آن بررسی شود.

کسری و اضافی انبار چیست؟

کسری انبار زمانی رخ می دهد که تعداد واقعی کالا کمتر از مقدار ثبت شده در سیستم باشد. در مقابل، اضافی انبار زمانی است که موجودی فیزیکی بیشتر از موجودی ثبت شده باشد.

علت اختلاف می تواند خطای ثبت، جابه جایی ثبت نشده، آسیب کالا، اشتباه در شمارش یا مشکلات فرایند دریافت و خروج باشد. بنابراین اختلاف موجودی نباید بدون بررسی علت، صرفا به عنوان یک عدد اصلاح شود.

Cycle Counting یا شمارش دوره ای چیست؟

Cycle Counting یا شمارش دوره ای روشی است که در آن به جای شمارش کامل موجودی در یک زمان مشخص، بخش هایی از موجودی به صورت مستمر و دوره ای شمارش می شوند.

این روش می تواند به شناسایی زودتر اختلاف های موجودی کمک کند و در برخی انبارها امکان کنترل موجودی بدون توقف کامل عملیات را فراهم کند.

مغایرت موجودی چیست؟

مغایرت موجودی به اختلاف میان مقدار ثبت شده و مقدار واقعی کالا گفته می شود. مغایرت می تواند به شکل کسری یا اضافی ظاهر شود و معمولا نیازمند بررسی اسناد، سوابق ورود و خروج و شمارش مجدد است.

اصطلاحات FIFO، FEFO و LIFO در انبارداری

FIFO، FEFO و LIFO سه اصطلاح شناخته شده در مدیریت ترتیب خروج کالا هستند، اما منطق آنها یکسان نیست.

• FIFO: اولین کالای وارد شده، در صورت مناسب بودن برای خروج، زودتر خارج می شود.
• FEFO: کالایی که تاریخ انقضای نزدیک تری دارد، در اولویت خروج قرار می گیرد.
• LIFO: آخرین کالای وارد شده، در اولویت خروج قرار می گیرد.

تفاوت FIFO و FEFO اهمیت زیادی دارد. در FIFO ترتیب ورود کالا معیار است، اما در FEFO تاریخ انقضا معیار اصلی انتخاب کالا برای خروج است. بنابراین در کالاهای دارای تاریخ مصرف، نمی توان این دو روش را همیشه معادل یکدیگر در نظر گرفت.

اصطلاحات مدیریت و تحلیل موجودی

برخی اصطلاحات انبارداری به جای یک عملیات مشخص، به تحلیل موجودی و تصمیم گیری درباره نحوه کنترل کالا مربوط هستند.

ABC Analysis چیست؟

ABC Analysis یا تحلیل ABC روشی برای دسته بندی کالاها بر اساس ارزش و اهمیت آنها است. هدف این روش این است که منابع کنترلی و مدیریتی بیشتر روی اقلامی متمرکز شوند که اهمیت بالاتری دارند.

• گروه A: اقلام با اهمیت یا ارزش بالاتر که معمولا نیازمند کنترل دقیق تر هستند.
• گروه B: اقلام با اهمیت متوسط که سطح کنترل آنها بین A و C قرار می گیرد.
• گروه C: اقلامی که معمولا ارزش یا اهمیت نسبی پایین تری دارند و می توانند با کنترل ساده تری مدیریت شوند.

درصدهای مربوط به هر گروه ثابت و یکسان برای همه کسب و کارها نیست و باید بر اساس ارزش مصرف، تعداد اقلام و شرایط واقعی موجودی تعیین شود.

گردش موجودی چیست؟

گردش موجودی نشان می دهد موجودی کالا در یک بازه زمانی با چه سرعتی مصرف یا جایگزین می شود. گردش بالاتر لزوما به معنی عملکرد بهتر نیست و باید در کنار نوع کالا، حاشیه سود، سطح خدمات و ریسک کمبود موجودی بررسی شود.

کالای راکد و کالای مازاد چیست؟

کالای راکد کالایی است که برای مدت قابل توجهی حرکت یا مصرف نداشته است. کالای مازاد نیز به موجودی بیش از نیاز مورد انتظار اشاره دارد.

این دو مفهوم همیشه یکسان نیستند. ممکن است کالایی فروش خوبی داشته باشد اما مقدار بیش از نیاز از آن در انبار نگهداری شود. در مقابل، یک کالای راکد ممکن است مقدار کمی داشته باشد اما مدت زیادی بدون مصرف باقی مانده باشد.

WMS چیست؟

WMS مخفف Warehouse Management System یا سیستم مدیریت انبار است. WMS برای مدیریت و کنترل فرایندهایی مانند دریافت کالا، جانمایی، جابه جایی، برداشت، شمارش و خروج کالا استفاده می شود.

در یک سیستم مدیریت انبار مناسب، اطلاعات مربوط به کالا، موقعیت نگهداری و حرکت موجودی به شکل منظم ثبت می شود. میزان قابلیت های WMS به نرم افزار و نحوه پیاده سازی آن بستگی دارد.

تفاوت اصطلاحات مهم انبارداری در یک نگاه

جمع بندی اصطلاحات انبارداری و انبارگردانی

شناخت اصطلاحات انبارداری کمک می کند عملیات ورود، نگهداری، جابه جایی، شمارش و خروج کالا با درک دقیق تری انجام شود. مفاهیمی مانند SKU، موجودی فیزیکی، رسید و حواله، Put-away، Picking، FIFO، FEFO، انبارگردانی، مغایرت موجودی، ABC و WMS هر کدام بخشی از مدیریت صحیح انبار را توضیح می دهند.

اگر با انبارداری سروکار دارید، بهتر است این اصطلاحات را فقط به صورت تعریفی یاد نگیرید؛ بلکه ارتباط آنها را با فرایند واقعی انبار نیز درک کنید. برای مثال، SKU به شناسایی کالا کمک می کند، Put-away محل نگهداری آن را مشخص می کند، Picking کالا را برای سفارش برداشت می کند و انبارگردانی میزان تطابق موجودی واقعی با اطلاعات ثبت شده را بررسی می کند.

سوالات متداول درباره اصطلاحات انبارداری

مهم ترین اصطلاحات انبارداری کدامند؟

از مهم ترین اصطلاحات انبارداری می توان به موجودی، SKU، رسید انبار، حواله انبار، جانمایی یا Put-away، Picking، Packing، FIFO، FEFO، انبارگردانی، Cycle Counting، مغایرت موجودی، ABC Analysis و WMS اشاره کرد.

تفاوت FIFO و FEFO در انبارداری چیست؟

در FIFO ترتیب ورود کالا تعیین می کند کدام کالا زودتر خارج شود، اما در FEFO تاریخ انقضای کالا معیار اصلی اولویت خروج است. بنابراین برای کالاهای تاریخ دار، FEFO می تواند اهمیت ویژه ای داشته باشد.

انبارگردانی چیست و چه تفاوتی با شمارش دوره ای دارد؟

انبارگردانی به فرایند بررسی و شمارش موجودی فیزیکی و تطبیق آن با اطلاعات ثبت شده گفته می شود. شمارش دوره ای یا Cycle Counting روشی برای شمارش بخش های مشخصی از موجودی در فواصل زمانی مختلف است و لزوما به معنی شمارش کامل انبار در یک مرحله نیست.

SKU در انبارداری چه کاربردی دارد؟

SKU یک کد داخلی برای شناسایی و تفکیک هر قلم مشخص از کالا است. استفاده صحیح از SKU باعث می شود موجودی اقلام مختلف، حتی مدل های متفاوت یک محصول، دقیق تر ردیابی شود.

WMS در انبارداری چه کاری انجام می دهد؟

WMS یا سیستم مدیریت انبار برای مدیریت فرایندهایی مانند دریافت کالا، جانمایی، جابه جایی، برداشت، شمارش و خروج کالا استفاده می شود و می تواند دید دقیق تری نسبت به موقعیت و وضعیت موجودی ایجاد کند.